Procedure conflicterende belangen

Mandaat Assuradeuren B.V. (hierna te noemen Mandaat) treedt op als gevolmachtigd agent voor een groot aantal verzekeraars. Mandaat is onderdeel van Alpina Group B.V. (hierna te noemen Alpina groep) waartoe ook diverse bemiddelaars behoren.

Het kan voorkomen dat er conflicterende belangen (dreigen te) ontstaan tussen Mandaat als gevolmachtigd agent en één van de tot Alpina groep behorende bemiddelaars. De bemiddelaars behartigen immers primair de belangen van diens klanten, de gevolmachtigd agent daarentegen treedt juist op namens verzekeraars.

Als gevolmachtigd agent heeft Mandaat adequate maatregelen getroffen om, in het geval van conflicterende situaties, een zorgvuldige uitoefening van het volmachtbedrijf te realiseren.

Voorbeelden van conflicterende belangen
De volgende situaties zijn onder andere als (mogelijk) conflicterend aan te merken:

• Er is een verschil van mening over de condities waarop een risico kan worden verzekerd.
• Er is een verschil van mening over de vraag of een schade al dan niet gedekt is onder de gesloten verzekering.

Voorkomen van conflicterende belangen
Om conflicterende belangen te voorkomen zijn de volgende maatregelen getroffen:

• Mandaat en de bemiddelaars zijn afzonderlijke juridische entiteiten.
• Medewerkers van de bemiddelaars zijn niet betrokken bij beslissingen van Mandaat.
• Beslissingen van Mandaat worden genomen conform de daartoe gemaakte schriftelijke afspraken met de diverse volmacht gevende verzekeraars. Van deze afspraken kan door Mandaat uitsluitend na goedkeuring van de betreffende volmacht gevende verzekeraar worden afgeweken.
• De bemiddelaars handelen als zelfstandige bemiddelaars en adviseren en bemiddelen in het belang van de klant. Het staat de bemiddelaars hierbij vrij om ook producten in haar advisering en bemiddeling te betrekken waarbij Mandaat niet optreedt als gevolmachtigd agent.
• De bedrijfsvoering van Mandaat en de bemiddelaars is zodanig ingericht dat de bedrijfsprocessen van Mandaat en de bemiddelaars van elkaar gescheiden zijn:
  • Mandaat en de bemiddelaars hebben ieder eigen procedures en werkinstructies.
  • Mandaat heeft met de bemiddelaars een samenwerkingsovereenkomst gesloten die niet afwijkt van de samenwerkingsovereenkomst die Mandaat sluit met andere bemiddelaars.

Omgaan met conflicterende situatie
Ondanks de door ons getroffen maatregelen kan het voorkomen dat er een conflicterende situatie ontstaat tussen Mandaat en de bemiddelaars. Indien er sprake is van een conflicterende situatie zal op de volgende wijze worden gehandeld:

1. Een medewerker van Mandaat brengt de situatie zo goed mogelijk in kaart, raadpleegt vervolgens de werkinstructies en volgt de reguliere procedures van Mandaat, mede gebaseerd op de instructies van de volmacht gevende verzekeraar.
2. Indien de werkinstructies en procedures duidelijkheid bieden over de wijze waarop met betrekking tot de verleende volmacht gehandeld dient te worden en het (dreigende) conflict hierdoor voorkomen of opgelost kan worden, wordt conform deze werkinstructies en procedures gehandeld.
3. Indien de werkinstructies en procedures geen duidelijkheid bieden, verzoekt de medewerker aan de feitelijk leider om een standpunt in te nemen. De feitelijk leider kan daarbij afwijken van de reguliere werkinstructies en procedures, mits de afwijking valt binnen de verleende volmacht van de verzekeraar.
4. Indien de feitelijk leider bij zijn beslissing wil afwijken van de verleende volmacht, is voorafgaande toestemming van de volmacht gevende verzekeraar nodig.